“Komputer di bagian administrasi itu diganti saja, ya?” Pertanyaan seperti ini hampir selalu muncul di rapat, dan hampir selalu dijawab dengan “kayaknya sudah lama sih” atau “kemarin baru diservis, kan?” Tidak ada yang yakin, karena tidak ada yang benar-benar ingat.
Supaya jawabannya bisa pasti, ada data yang perlu dicatat sejak awal. Mari ikuti satu PC kantor dari hari pertama sampai hari terakhirnya, dan lihat apa yang dicatat di tiap fase serta gunanya. Contoh ini hanya ilustrasi, tetapi polanya berlaku untuk laptop, printer, server, CCTV, atau perangkat IT lain.
Fase 1: Dibeli
PC baru keluar dari kardus. Kartu garansi masih di tangan, invoice masih rapi. Ini satu-satunya hari ketika semua datanya lengkap.
Yang dicatat:
- Tipe, spesifikasi, dan nomor seri.
- Tanggal pembelian, invoice, dan foto kartu garansi.
- Pemakai dan lokasi penempatan.
- Kode aset, supaya perangkat mudah dicari dan dibedakan dari yang lain.
Gunanya: menjadi titik awal usia pakai dan dasar klaim garansi. Tanpa catatan ini, tanggal beli baru dicari ketika sudah dibutuhkan, dan saat itu invoice-nya biasanya entah di mana.
Fase 2: Dipakai
Bertahun-tahun PC bekerja tanpa drama. Tidak ada yang memikirkannya, dan memang begitu seharusnya.
Yang dicatat:
- Tanggal pembersihan dan pemeriksaan berkala.
- Penambahan atau penggantian komponen, misalnya memori atau storage.
- Perpindahan pemakai dan lokasi.
Gunanya: menunjukkan kondisi perangkat dari waktu ke waktu, bukan hanya saat rusak. Satu baris catatan tampak sepele, tetapi seratus baris yang terkumpul bertahun-tahun adalah riwayat lengkap perangkat itu.
Fase 3: Mulai Bermasalah
Di tahun kelima muncul keluhan: membuka berkas butuh waktu lama dan kadang hang. Dalam setahun teknisi datang tiga kali.
Yang dicatat:
- Tanggal dan keluhan setiap gangguan.
- Tindakan yang dilakukan: apa yang diperbaiki atau diganti.
- Siapa yang menangani dan hasilnya.
Gunanya: memperlihatkan pola. Tanpa catatan, tiga kunjungan terasa seperti tiga masalah terpisah. Dengan catatan, terlihat bahwa perangkatnya sama, keluhannya berulang, dan perbaikannya makin sering.
Fase 4: Diputuskan
Rapat membahas pertanyaan tadi: diganti, dipertahankan, atau dilepas?
Yang dilihat dari catatan:
- Usia pakai dan jumlah perbaikan.
- Status garansi atau kontrak servis.
- Fungsi perangkat dan bagian yang bergantung padanya.
- Apakah perawatannya masih sebanding dengan manfaatnya.
Gunanya: rapat tidak lagi membahas ingatan, tetapi data. Apa pun hasilnya (dipertahankan, di-upgrade, atau dilepas), alasannya bisa dijelaskan kepada siapa saja.
Fase 5: Dilepas
Keputusan sudah diambil. PC tidak sekadar dipindahkan ke gudang.
Yang dicatat:
- Tanggal dan bentuk pelepasan: dijual, dihibahkan, atau dihapus dari daftar.
- Konfirmasi bahwa data perusahaan di storage sudah dipindahkan dan dihapus.
- Status akhir aset di daftar.
Gunanya: melindungi data perusahaan agar tidak ikut berpindah tangan, dan menjaga daftar aset sama dengan kondisi lapangan. Tanpa itu, PC yang sudah tidak ada tetap tercatat dan baru ketahuan ketika audit datang.
Lalu, Di Mana Program Asset Management Berperan?
Semua catatan di atas bisa disimpan di buku atau spreadsheet. Masalahnya, makin banyak perangkat, makin mudah ada yang terlewat atau sulit ditemukan saat dibutuhkan.
Program Asset Management dari Jaya Makmur membantu perusahaan mencatat aset, memantau kondisinya, menjadwalkan perawatan, dan menyimpan dokumen pendukung dalam satu sistem. Jadi saat rapat di Fase 4 tiba, datanya sudah ada, bukan dicari dulu.
Tidak perlu mencatat semuanya sekaligus. Mulailah dari satu kategori, misalnya komputer dan perangkat jaringan kantor.
Mau Aset Perusahaan Anda Tertata?
Jaya Makmur siap berdiskusi tentang kebutuhan aset perusahaan Anda. Hubungi kami lewat WhatsApp untuk mulai. Perangkat jaringan seperti WiFi juga termasuk aset yang sering luput dirawat. Kalau Anda pemilik kost, lihat pengecekan WiFi kost dari Jaya Makmur.