Banyak perusahaan sebenarnya sudah mencatat asetnya. Daftar kendaraan ada di satu berkas, daftar komputer di berkas lain, jadwal servis AC di buku bagian umum, dan kartu garansi di laci entah siapa. Semuanya ada, tetapi tersebar, sehingga untuk menjawab satu pertanyaan sederhana pun harus bertanya ke beberapa orang.
Program Asset Management dibuat untuk mengumpulkan semua itu di satu tempat. Berikut apa saja yang bisa dilakukannya, dan manfaat yang paling terasa dari masing-masing.
1. Mencatat Aset dalam Satu Daftar
Setiap aset, mulai dari kendaraan, mesin, furniture, sampai komputer dan perangkat jaringan, punya satu entri yang jelas.
Yang bisa dicatat:
- Nama, kategori, dan kode aset.
- Lokasi penempatan dan penanggung jawabnya.
- Tanggal perolehan, sehingga usia pakai langsung terlihat.
Manfaatnya: pertanyaan “aset ini ada di mana dan dipegang siapa?” bisa dijawab dalam hitungan detik. Perpindahan antar-karyawan atau antar-lokasi juga meninggalkan jejak, bukan hanya diingat oleh yang memindahkan.
2. Memantau Kondisi Aset
Kondisi aset dicatat dari waktu ke waktu, bukan hanya saat ada laporan rusak.
Yang bisa dicatat:
- Hasil pemeriksaan: baik, perlu perhatian, atau bermasalah.
- Riwayat gangguan dan tindakan yang pernah dilakukan.
- Perubahan kondisi dari satu pemeriksaan ke pemeriksaan berikutnya.
Manfaatnya: aset yang mulai sering bermasalah terlihat dari riwayatnya, jadi keputusan untuk memperbaiki, mengganti, atau melepas bisa diambil dengan data. Tidak perlu menunggu aset itu berhenti total.
3. Menjadwalkan Perawatan
Pemeriksaan dan servis dijadwalkan di depan, sesuai kebutuhan masing-masing aset.
Yang bisa dilakukan:
- Menetapkan jadwal pemeriksaan berkala per aset atau per kategori.
- Melihat aset mana yang sudah waktunya diperiksa.
- Mencatat hasil perawatan yang sudah dikerjakan.
Manfaatnya: perawatan berjalan sesuai rencana, bukan menunggu ada yang ingat atau menunggu ada yang rusak. Yang bertanggung jawab pun punya satu acuan yang sama.
4. Menyimpan Dokumen Pendukung
Dokumen yang menempel pada sebuah aset disimpan bersama asetnya.
Yang bisa disimpan:
- Invoice pembelian.
- Kartu garansi.
- Kontrak servis dan dokumen terkait lainnya.
Manfaatnya: saat garansi akan diklaim atau kontrak servis akan diperpanjang, dokumennya tidak perlu dicari ulang. Tanggal berakhirnya juga mudah diperiksa sebelum terlewat.
Siapa yang Paling Merasakan Manfaatnya?
- Bagian General Affairs, karena daftar aset, jadwal servis, dan serah-terima ada di satu tempat.
- Bagian IT, karena komputer, jaringan, server, dan CCTV punya riwayat perawatan yang jelas.
- Bagian keuangan, karena tanggal perolehan, usia pakai, dan dokumen pembelian mudah ditelusuri.
- Pimpinan perusahaan, karena keputusan mengganti atau mempertahankan aset bisa dibuat berdasarkan data.
Bagaimana Kalau Tetap Dikelola Manual?
Spreadsheet dan buku catatan tetap bisa dipakai, terutama untuk jumlah aset yang masih sedikit. Namun makin banyak aset, makin banyak lokasi, dan makin banyak orang yang terlibat, makin besar kemungkinan ada hal yang terlewat:
- Aset sulit dilacak karena catatan perpindahannya tidak lengkap.
- Garansi dan kontrak servis berakhir tanpa disadari.
- Perawatan baru dilakukan setelah aset bermasalah.
- Membeli aset baru padahal yang serupa masih ada dan belum terpakai.
- Persiapan audit atau stock opname memakan waktu karena data harus dikumpulkan dulu.
Tidak satu pun dari ini terjadi karena kelalaian. Biasanya datanya memang tersebar dan bergantung pada ingatan orang tertentu.
Mulai dari Mana?
Tidak perlu memasukkan semua aset sekaligus. Mulailah dari satu kategori, misalnya komputer dan perangkat jaringan kantor, lalu tambahkan kategori lain setelah polanya berjalan.
Mau Aset Perusahaan Anda Tertata?
Jaya Makmur siap berdiskusi tentang kebutuhan aset perusahaan Anda. Hubungi kami lewat WhatsApp untuk mulai. Perangkat jaringan seperti WiFi juga termasuk aset yang sering luput dirawat. Kalau Anda pemilik kost, lihat pengecekan WiFi kost dari Jaya Makmur.