Hari stock opname di perusahaan Anda mungkin terasa seperti ini. Tim gudang membawa papan jalan, tim IT membawa laptop, tim keuangan menunggu di kantor dengan setumpuk map.
Lalu muncul satu pertanyaan kecil: laptop dengan kode LP-014, sekarang ada di mana?
Kalau pertanyaan seperti itu pernah memakan waktu di tempat Anda, program Asset Management dari Jaya Makmur bisa jadi solusinya. Mari kita ikuti satu laptop itu dalam dua versi hari yang sama. Ceritanya hanya gambaran, bukan kasus klien tertentu, tetapi situasinya sangat umum.
Versi Pertama: Tiga Tim, Tiga Daftar
Pukul 09.00, tim gudang. Di daftar gudang, LP-014 tercatat di ruang arsip. Tim menuju ruang arsip. Laptopnya tidak ada.
Pukul 10.00, tim IT. Di daftar IT, laptop itu “dipinjam Bagian Pemasaran”. Tim IT menelepon Pemasaran. Orang yang meminjam sudah pindah cabang, dan laptop itu entah ikut dibawa atau tidak.
Pukul 11.00, tim keuangan. Keuangan perlu tahu kapan laptop itu dibeli dan masih garansi atau tidak. Invoicenya ada di map salah satu staf yang hari ini cuti.
Satu laptop, tiga jam, dan pertanyaan itu masih belum terjawab. Padahal masih banyak aset lain yang harus diperiksa hari itu.
Tidak ada yang lalai di sini. Masing-masing tim mencatat apa yang ia butuhkan, di tempatnya sendiri. Masalahnya, tidak ada satu tempat yang mempertemukan ketiganya.
Versi Kedua: Tiga Tim, Satu Daftar
Sekarang ulangi hari yang sama. Bedanya, perusahaan ini memakai program Asset Management, dan LP-014 punya satu entri yang bisa dibuka siapa saja yang berwenang.
Di entri itu tertulis:
- Lokasi dan penanggung jawab: dipakai staf Pemasaran. Ada catatan perpindahan: dari ruang arsip ke Pemasaran, lalu diserahkan ke cabang.
- Kondisi: hasil pemeriksaan terakhir, siapa yang memeriksa, dan apakah ada gangguan sebelumnya.
- Tanggal pembelian dan dokumen: invoice dan kartu garansi sudah terlampir, lengkap dengan tanggal berakhirnya.
Ketiga tim membuka entri yang sama, dan masing-masing mendapat jawabannya:
- Tim gudang tahu laptop itu tidak seharusnya di ruang arsip, jadi tidak perlu mencarinya di sana.
- Tim IT melihat riwayat kondisinya dan langsung tahu aset ini perlu diperiksa ulang di cabang.
- Tim keuangan membuka invoice dan memeriksa tanggal garansi tanpa menunggu staf yang cuti.
Pertanyaan yang tadi memakan tiga jam bisa dijawab dari satu tempat.
Apakah Ini Terjadi di Perusahaan Anda?
Coba periksa. Kalau dua atau lebih dari ini terdengar akrab, program Asset Management layak Anda pertimbangkan:
- Saat stock opname, daftar tiap bagian harus disamakan dulu sebelum mulai.
- Pertanyaan “aset ini sekarang ada di mana dan dipegang siapa?” butuh bertanya ke beberapa orang.
- Selisih hasil penghitungan sulit ditelusuri karena riwayat perpindahannya tidak lengkap.
- Invoice dan kartu garansi tersimpan di tempat berbeda, kadang di orang yang sama sekali berbeda.
- Pengetahuan soal aset bergantung pada satu atau dua orang yang paling lama bekerja.
Program ini dibuat untuk persis situasi itu. Semua yang tadi dicari ke tiga tempat dikumpulkan jadi satu entri per aset, sehingga tim Anda bekerja dari acuan yang sama.
Apa yang Tidak Berubah
Supaya jelas sejak awal: program ini tidak menghitung barang sendiri. Tim Anda tetap turun ke lapangan, memeriksa fisiknya, dan mencocokkannya dengan daftar.
Yang berubah adalah apa yang mereka bawa ke lapangan: daftar yang sudah mutakhir, bukan tiga daftar yang harus disamakan dulu. Penelusuran selisih pun lebih mudah, karena jejak lokasi, kondisi, dan dokumen tersimpan bersama asetnya.
Siapa yang Paling Terbantu?
Tempat dengan aset yang banyak, tersebar, dan berpindah-pindah:
- Pabrik dan gudang, dengan mesin, peralatan, dan perangkat di banyak area.
- Perusahaan dengan beberapa lokasi, tempat aset sering dipindah antar-cabang.
- Rumah sakit dan fasilitas kesehatan, dengan peralatan dan perangkat IT yang perlu dipantau kondisinya.
- Kantor dan sekolah, dengan banyak komputer dan perangkat jaringan.
Mulai dari Mana?
Anda tidak perlu memasukkan semua aset sekaligus. Mulailah dari satu kategori, misalnya komputer dan perangkat jaringan kantor, atau satu gudang. Catat dulu nama, lokasi, penanggung jawab, dan tanggal pembeliannya. Pada stock opname berikutnya, tim Anda sudah punya daftar yang bisa langsung dicocokkan.
Siap Membuat Stock Opname Anda Lebih Tertata?
Ceritakan kondisi aset perusahaan Anda, dan tim Jaya Makmur akan membantu menjajaki apakah program Asset Management cocok untuk kebutuhan Anda. Hubungi kami lewat WhatsApp untuk mulai berdiskusi.
Satu catatan lagi: perangkat jaringan seperti WiFi juga termasuk aset yang sering luput dirawat. Kalau Anda pemilik kost, lihat pengecekan WiFi kost dari Jaya Makmur.