Begitu memutuskan memasang mesin absensi, pertanyaan pertama yang muncul biasanya bukan soal merek, melainkan: “Yang mana, ya?” Di toko ada yang pakai sidik jari, di rumah sakit yang tinggal menghadap kamera, di pabrik yang cukup menempelkan kartu. Sama-sama mesin absensi, tapi cara kerjanya lain, dan rasanya di tangan karyawan pun lain.
Kabar baiknya, pilihannya tidak sebanyak kelihatannya. Pada dasarnya, mesin absensi hanya berbeda pada satu hal: bagaimana ia tahu siapa yang sedang absen. Ada tiga cara utama, ditambah mesin yang menggabungkannya, dan kita bahas satu per satu. Kalau Anda ingin tahu dulu apa untungnya memasang mesin absensi, kami sudah membahasnya di artikel sebelumnya dalam seri ini.
1. Sidik Jari
Karyawan mendaftarkan satu atau beberapa jarinya di awal. Setelah itu, cukup menempelkan jari pada sensor setiap kali absen. Tidak ada yang perlu dibawa.
- Cocok untuk: kantor, toko, dan sekolah, tempat karyawan tidak banyak bekerja dengan tangan basah atau kotor.
- Perlu diperhatikan: jari yang sangat kering, berminyak, luka, atau sering terkena debu dan bahan kimia kadang lebih sulit terbaca dan perlu diulang. Di tempat dengan pekerjaan tangan yang berat, jenis lain mungkin lebih nyaman.
2. Wajah
Mesin mengenali wajah lewat kamera. Karyawan cukup berdiri di depannya, tanpa menyentuh apa pun.
- Cocok untuk: rumah sakit, klinik, dan laboratorium yang mengutamakan kebersihan, serta tempat yang banyak pekerjanya bertangan basah atau kotor.
- Perlu diperhatikan: pencahayaan dan posisi pemasangan memengaruhi hasil, jadi lokasi mesin perlu dipilih dengan baik.
3. Kartu
Setiap karyawan memegang kartu (misalnya kartu identitas atau ID card) yang sudah didaftarkan. Saat absen, kartu didekatkan atau ditempelkan ke pembaca.
- Cocok untuk: pabrik dan tempat dengan banyak orang yang masuk bersamaan, karena prosesnya cepat. Juga cocok bila perusahaan sudah memakai ID card.
- Perlu diperhatikan: kartu bisa hilang atau lupa dibawa, jadi perlu aturan jelas untuk penggantiannya.
Selain ketiganya, ada juga mesin yang menggabungkan lebih dari satu cara, misalnya sidik jari dan kartu, atau wajah dan sidik jari. Karyawan memakai cara yang paling nyaman, dan bila satu cara sedang sulit terbaca, cara lain bisa jadi cadangan. Pilihan ini cocok untuk tempat yang karyawannya beragam, misalnya sebagian bekerja di kantor dan sebagian di lapangan. Kombinasi yang tersedia berbeda-beda di tiap model, jadi tentukan dulu cara apa yang Anda butuhkan.
Pilih dari Kebiasaan di Tempat Anda
Cara paling mudah memilih bukan dengan menghafal spesifikasi, tetapi dengan membayangkan keseharian di tempat Anda. Beberapa gambaran yang sering jadi petunjuk:
Tangan karyawan sering basah, berminyak, atau kotor. Di dapur, bengkel, laboratorium, atau ruang perawatan, sidik jari lebih sering gagal terbaca dan harus diulang. Wajah menyelesaikannya karena tidak ada yang perlu disentuh. Kartu juga bisa, karena yang dibaca kartunya, bukan kulit.
Banyak orang tiba hampir bersamaan. Saat pergantian shift (pembagian jam kerja, misalnya pagi dan siang) atau menjelang jam masuk, antrean di depan mesin menumpuk. Kartu cukup ditempelkan sekejap, jadi antrean bergerak lebih cepat dibanding menunggu pembacaan satu per satu.
Karyawan malas membawa apa-apa, atau sering lupa kartu. Kalau kartu cenderung tertinggal di rumah, sidik jari atau wajah lebih praktis karena yang dipakai ada di tubuh sendiri.
Karyawan terdiri dari beberapa kelompok dengan kebiasaan berbeda. Misalnya staf kantor dan petugas lapangan dalam satu perusahaan. Mesin gabungan memberi dua cara, sehingga masing-masing kelompok memakai yang paling nyaman.
Tempatnya lebih dari satu. Apa pun jenis mesinnya, pilih yang bisa tersambung ke jaringan supaya data semua lokasi terkumpul di satu laporan.
Ini hanya titik awal. Hasil terbaiknya didapat setelah melihat lokasi dan kebiasaan orang di tempat Anda.
Pertanyaan yang Sering Muncul
Perlu internet atau komputer? Tidak selalu. Ada mesin yang menyimpan data di dalam alatnya, lalu datanya diambil berkala. Ada juga yang tersambung ke jaringan (kabel LAN atau WiFi) sehingga data dari beberapa mesin terkumpul di satu tempat.
Bagaimana kalau listrik padam? Mesin tidak mencatat selama mati. Data yang sudah tercatat sebelumnya umumnya tetap tersimpan, dan sebagian model punya baterai cadangan.
Bagaimana kalau ada karyawan baru atau yang keluar? Karyawan baru didaftarkan di mesin, dan data karyawan yang keluar bisa dihapus.
Berapa banyak orang yang bisa didaftarkan? Setiap model punya kapasitas sendiri. Sebutkan jumlah karyawan, termasuk rencana penambahan, supaya model yang dipilih sesuai.
Bagaimana cara mengambil laporannya? Data bisa diunduh dari mesin atau dilihat lewat sistem yang tersambung, lalu dijadikan rekap, yaitu ringkasan kehadiran per orang, per bagian, atau per periode.
Apakah data karyawan aman? Data tersimpan di dalam mesin, dan pada sebagian sistem juga di komputer atau server. Karena sidik jari dan wajah termasuk data pribadi, sebaiknya karyawan diberi tahu untuk apa datanya dipakai.
Siapa yang memasang, dan bagaimana biayanya? Pemasangan, pengaturan awal, dan pendaftaran pengguna bisa dikerjakan oleh teknisi. Biaya mengikuti jenis mesin, jumlahnya, dan kondisi lokasi, jadi dibicarakan setelah kebutuhan Anda jelas.
Beberapa kemampuan lain, seperti notifikasi ke orang tua atau penghubungan ke penggajian, bisa, tergantung sistem yang dipilih. Karena itu kebutuhan sebaiknya ditentukan dulu, baru alatnya.
Siap Berdiskusi tentang Kebutuhan Anda
Cukup siapkan tiga hal: berapa orang yang akan absen, di berapa lokasi, dan laporan apa yang paling sering Anda butuhkan. Dari sana, jenis mesin yang sesuai biasanya mulai terlihat.
Hubungi Jaya Makmur untuk survei lokasi dan rekomendasi mesin absensi sesuai kebutuhan Anda. Hubungi kami lewat WhatsApp untuk mulai berdiskusi. Pemasangan alat absensi adalah salah satu layanan kami; lihat layanan Jaya Makmur untuk mengetahui apa saja yang bisa kami bantu.
Satu catatan kecil: mesin yang tersambung jaringan perlu WiFi atau kabel LAN yang stabil. Kalau Anda pemilik kost, lihat juga pengecekan WiFi kost dari Jaya Makmur.