Banyak pemilik usaha setuju bahwa aset perlu dicatat. Yang membuat mereka menunda biasanya bukan soal setuju atau tidak, melainkan bingung mulai dari mana. Bayangkan satu kantor dengan belasan laptop, beberapa printer, AC di tiap ruangan, dan puluhan meja dan kursi. Memikirkan semuanya sekaligus terasa seperti proyek besar, jadi akhirnya tidak dimulai sama sekali.
Kabar baiknya, pencatatan aset tidak harus selesai dalam satu kali kerja. Berikut contoh urutan lima hari kerja untuk kantor kecil, memakai aset yang hampir pasti ada di kantor mana pun. Angkanya hanya contoh, jadi sesuaikan dengan jumlah aset dan waktu yang Anda punya.
Hari 1: Pilih Satu Kategori
Jangan mulai dari “semua aset”. Pilih satu kategori yang paling sering dipertanyakan atau paling berdampak kalau bermasalah. Laptop dan komputer adalah kandidat yang baik: hampir semua orang memakainya, nilainya cukup besar, dan sering berpindah tangan ketika karyawan berganti atau pindah ruangan.
Kalau laptop terasa terlalu banyak, mulai dari printer atau AC. Kategori mana pun boleh, asalkan hanya satu dulu.
Hari 2: Keliling dan Catat Dasarnya
Berjalanlah ke setiap ruangan dan catat apa yang benar-benar ada, bukan apa yang menurut ingatan seharusnya ada. Untuk tiap laptop, cukup lima hal:
- Nama dan jenisnya, misalnya laptop Bagian Keuangan atau printer lantai dua.
- Lokasinya, seakurat mungkin, termasuk ruangan atau mejanya.
- Penanggung jawabnya, yaitu siapa yang memakainya dan siapa yang dihubungi kalau bermasalah.
- Tanggal pembeliannya, kalau tidak ketemu, tulis perkiraan dan beri tanda.
- Kondisinya saat ini, apakah normal, sering bermasalah, atau perlu diperiksa.
Beri kode unik di tiap perangkat, misalnya LP-001, LP-002, dan seterusnya, lalu tempel stikernya. Kode ini yang menghubungkan barang di meja dengan barisnya di daftar.
Hari 3: Kumpulkan Dokumennya
Cari invoice, kartu garansi, dan kontrak servis untuk barang yang sudah tercatat. Jangan kaget kalau sebagian tidak ketemu. Itu sendiri informasi yang berguna, karena Anda jadi tahu barang mana yang riwayat pembeliannya tidak jelas.
Foto atau pindai dokumen yang ada, lalu simpan di tempat yang sama dengan catatan barangnya.
Hari 4: Tandai Apa yang Perlu Perhatian
Dari daftar yang sudah terkumpul, beri tanda pada barang yang:
- usianya sudah lama dan belum pernah diperiksa,
- garansinya hampir atau sudah berakhir,
- tidak punya penanggung jawab,
- sering dikeluhkan pemakainya, misalnya laptop yang lambat atau printer yang sering macet.
Daftar tanda ini bahan yang berharga untuk keputusan berikutnya, entah memeriksa, merawat, atau menggantinya.
Hari 5: Tentukan Cara Menjaganya Tetap Mutakhir
Daftar yang bagus di hari kelima bisa usang di bulan kelima. Laptop berpindah tangan, printer dipindah ruangan, AC diservis. Putuskan siapa yang memperbarui catatan, kapan, dan di mana daftar itu disimpan. Tanpa keputusan ini, pencatatan hanya jadi kerja sekali jalan.
Kapan Spreadsheet Mulai Terasa Kurang?
Untuk satu kategori, spreadsheet atau buku catatan biasanya cukup. Tanda bahwa Anda perlu cara yang lebih rapi muncul ketika:
- kategori yang dicatat bertambah, dari laptop ke printer, AC, perabot, kendaraan, dan seterusnya,
- lebih dari satu orang memperbarui daftar dan versinya mulai berbeda,
- tanggal garansi dan jadwal servis AC atau printer harus diingat sendiri,
- dokumen pendukung tersimpan terpisah dari catatan asetnya.
Di titik inilah program Asset Management dari Jaya Makmur berperan. Program ini mengumpulkan pencatatan aset, kondisi, jadwal perawatan, dan dokumen pendukung dalam satu sistem. Tim Anda tetap yang memeriksa fisik asetnya dan memutuskan tindakannya. Program ini hanya membuat semua informasinya ada di satu tempat. Gambaran lebih lengkapnya ada di apa saja yang bisa dilakukan program Asset Management, dan contoh pemakaiannya di hari stock opname.
Mau Mulai Menata Aset Kantor Anda?
Ceritakan jumlah dan jenis aset di tempat Anda, dan tim Jaya Makmur akan membantu menjajaki apakah program Asset Management cocok. Hubungi kami lewat WhatsApp untuk mulai berdiskusi.
Perangkat WiFi juga termasuk aset yang sering luput dicatat dan diperiksa. Kalau Anda pemilik kost, lihat pengecekan WiFi kost dari Jaya Makmur.